1. Algemeen
MijnHuurContracten helpt private verhuurders om hun panden, huurcontracten, indexaties en deadlines op te volgen. Daarbij worden persoonsgegevens verwerkt: informatie die rechtstreeks of onrechtstreeks naar een persoon verwijst. Ook de namen en adressen van huurders, de huurprijzen en de inhoud van geüploade documenten zijn persoonsgegevens.
Dit privacybeleid beschrijft het gebruik van die gegevens binnen de website en de toepassing. Het uitgangspunt is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) en de toepasselijke Belgische privacywetgeving.
2. Wie is verantwoordelijk?
Steensels.net BV (handelsnaam SolutionsAtWork), de aanbieder van MijnHuurContracten, is verantwoordelijk voor de verwerking van accountgegevens en de gegevens die nodig zijn om de eigen dienstverlening te beheren.
- Juridische naam van de aanbieder
- Steensels.net BV (handelsnaam SolutionsAtWork)
- Ondernemingsnummer
- BE0875.708.080
- Maatschappelijke zetel
- Vrijheidslaan 27, 3960 Bree
- E-mailadres voor privacyvragen
- info@solutionsatwork.be
Voor de persoonsgegevens van huurders die een verhuurder in de toepassing invoert, bepaalt die verhuurder zelf het doel van de verwerking. MijnHuurContracten verwerkt die gegevens in zijn opdracht, om het gevraagde overzicht en de gevraagde brieven mogelijk te maken.
3. Welke gegevens verwerken we en waarom?
- Account: uw e-mailadres en beveiligde wachtwoordgegevens maken registratie en aanmelding mogelijk.
- Panden en contracten: het adres van een pand, het EPC-label, de gegevens van het huurcontract (type, gewest, begin- en einddatum, datum van ondertekening, huurprijs, basisindex) en de naam en contactgegevens van de huurder vormen de basis voor uw overzicht, de indexatieberekening en de indexatiebrief.
- Documenten: bestanden die u per pand toevoegt, zoals het contract, het EPC-attest of de plaatsbeschrijving, worden bewaard om uw dossier volledig te houden.
- Berekeningen en brieven: uitgevoerde indexatieberekeningen worden bijgehouden, zodat u later kunt terugzien wat wanneer werd toegepast en meegedeeld. Verstuurt u een indexatiebrief per e-mail, dan gaan het e-mailadres van de huurder en de inhoud van de brief mee naar onze e-mailserver.
- Berekeningen zonder account: gebruikt u de publieke indexatiecalculator, dan wordt de berekening anoniem bewaard om de dienst te kunnen aanbieden en verbeteren. Vult u een e-mailadres in om een brief te ontvangen, dan wordt dat gebruikt om die brief te versturen.
- Wachtlijst: vraagt u vroege toegang aan, dan gebruiken we uw naam, e-mailadres en de door u opgegeven informatie om u te contacteren over de beschikbaarheid van de betalende abonnementen.
- Ondersteuning: wanneer u contact opneemt, gebruiken we de gegevens die u daarbij verstrekt om uw vraag te behandelen.
- Technische gegevens: aanmeldinformatie en technische loggegevens helpen om toegang te beveiligen, fouten te onderzoeken en misbruik tegen te gaan.
Voor het aanbieden van uw account en de afgesproken dienstverlening is de uitvoering van de overeenkomst de grondslag. Beveiliging en het oplossen van storingen dienen het gerechtvaardigde belang van een betrouwbare dienst, waarbij uw privacybelangen worden meegewogen. Waar een wettelijke verplichting geldt, berust de verwerking daarop. Als een verwerking uw toestemming vereist, vragen we die afzonderlijk.
Zonder de noodzakelijke accountgegevens kunt u geen account gebruiken. Zonder contractgegevens kan MijnHuurContracten geen indexatie berekenen of deadline bewaken. Voer alleen gegevens in die u voor uw verhuur nodig hebt en mag verwerken. De berekende bedragen en de opgestelde brieven ondersteunen uw eigen beoordeling; de toepassing neemt daarmee geen beslissingen met rechtsgevolgen over personen.
4. Hoe lang bewaren we gegevens?
Account-, pand- en contractgegevens zijn nodig zolang u de dienst gebruikt, ook om eerdere indexaties te kunnen terugzien. Bij een verzoek tot verwijdering moet rekening worden gehouden met de rechten van andere betrokkenen en met eventuele wettelijke bewaarplichten. Technische logs en ondersteuningsvragen horen slechts bewaard te blijven zolang dat nodig is voor beveiliging en de afhandeling van de vraag.
De concrete bewaartermijnen en de termijnen voor verwijdering uit back-ups moeten door de aanbieder nog worden vastgelegd en in deze verklaring worden aangevuld.
5. Toegang, dienstverleners en beveiliging
Uw panden, contracten en documenten zijn alleen zichtbaar voor uw eigen account. Er is vandaag geen gedeelde toegang met andere gebruikers.
De technische werking vereist hosting- en IT-dienstverleners, en een e-mailverzender voor de indexatiebrieven en herinneringen. De aanbieder moet vastleggen welke partijen gegevens verwerken, waar dit gebeurt en welke afspraken daarvoor gelden. Die gegevens en eventuele waarborgen voor verwerking buiten de Europese Economische Ruimte moeten nog worden aangevuld voor de gebruikte hostingomgeving.
De officiële indexcijfers worden opgehaald bij de Federale Overheidsdienst Economie. Daarbij worden geen persoonsgegevens van u of uw huurders verstuurd: alleen de publieke indextabel wordt binnengehaald.
De toepassing gebruikt wachtwoordbeveiliging, een vergrendeling na vijf mislukte aanmeldpogingen en bescherming tegen vervalste verzoeken. De aanbieder moet daarnaast passende technische en organisatorische maatregelen onderhouden voor de productieomgeving en de toegang tot gegevens beperken tot wat voor de dienstverlening noodzakelijk is.
6. Uw rechten
Afhankelijk van de wettelijke voorwaarden kunt u:
- inzage vragen in uw persoonsgegevens en een kopie ontvangen;
- onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren;
- verwijdering of beperking van de verwerking vragen;
- bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
- gegevensoverdracht vragen wanneer dat recht van toepassing is;
- uw toestemming intrekken, zonder de rechtmatigheid van eerdere verwerking aan te tasten.
Richt uw verzoek aan het privacycontact van de aanbieder. Betreft uw verzoek gegevens die een verhuurder over u als huurder heeft ingevoerd, richt het dan aan die verhuurder. Om gegevens te beschermen kan een noodzakelijke identiteitscontrole plaatsvinden. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van uw identiteitskaart mee.
Meer uitleg vindt u bij de Europese Commissie over uw privacyrechten.
8. Bezoekerspoll
Een beperkte periode vragen we bezoekers van de website via een korte poll waar ze naar op zoek zijn, om te bepalen welke functies we ontwikkelen. Meedoen is vrijwillig.
- Verwerker: de poll staat op Tally (Tally BV, tally.so). Pas wanneer u op 'Vul de poll in' klikt, opent de poll in een nieuw tabblad op de website van Tally. Voordien worden er geen gegevens naar Tally gestuurd. Op de pagina's van Tally zijn de privacyvoorwaarden en cookies van Tally van toepassing.
- Welke gegevens: uw antwoorden op de vragen. De poll is anoniem, tenzij u zelf een e-mailadres invult om op de hoogte te blijven. Dat e-mailadres gebruiken we alleen om u over MijnHuurContracten te contacteren en vragen we apart met uw toestemming. U kunt die toestemming altijd intrekken. Vul geen persoonsgegevens van derden in de vrije tekstvelden in.
- Op uw toestel: of u de uitnodiging al gezien of gesloten hebt,
onthouden we in de lokale opslag van uw browser (
MijnHuurContracten.PollInvite), zodat we u niet telkens opnieuw storen. Dat is geen cookie en wordt niet naar ons of naar derden gestuurd. U kunt het wissen via uw browserinstellingen. - Bewaring: de antwoorden bewaren we tot de resultaten zijn verwerkt en uiterlijk twaalf maanden na het einde van de poll. E-mailadressen verwijderen we zodra u zich uitschrijft of na afloop van die termijn.
9. Vragen, klachten en wijzigingen
Voor privacyvragen of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen met Steensels.net BV (handelsnaam SolutionsAtWork) via info@solutionsatwork.be of per brief naar Vrijheidslaan 27, 3960 Bree. U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Bij wijzigingen aan de dienst of aan de verwerking van persoonsgegevens wordt deze verklaring aangepast. De datum bovenaan toont welke versie u leest.